Kick-Off with a bang!

Neue Projekte stehen an, neue Teams bilden sich. In der Agenturbranche gehört das schon fast zum “daily business”. Wandelnde Jobs erfordern neben verschiedenen Aufgaben und Konstellationen auch eine optimale Abstimmung zwischen allen Beteiligten. Um die Zusammenarbeit auf ein tragfähiges Fundament zu stellen, gibt es zumeist einen eröffnenden Workshop: der sogenannte Kick-Off Workshop. Warum Kick-Offs am Anfang jeder Zusammenarbeit stehen sollten und wofür diese effektiv genutzt werden sollten, wird im Folgenden geklärt.

Kick-Off – Top 5:

1. Akteur:innen & Arbeitsweisen kennenlernen

2. Aufgaben & Erwartungen präzisieren

3. Erarbeitung der Ziele und Targetgroups

4. Richtungen besprechen: visuelle & inhaltliche Ideen

5. Workflows &  Timings besprechen

1. Arbeitsweise kennenlernen

Jedes Team verfügt über individuelle Charaktere, jeder davon mit einer eigenen Arbeitsweise. Der Kick-Off-Workshop dient dazu, die Projektpartner:innen gegenseitig vorzustellen, kennenzulernen und mit den anderen vertraut zu werden. Auf diese Art wird der Grundstein für eine offene Kommunikation auf Augenhöhe gelegt. Zudem hilft es, die Arbeitsweise der anderen Seite zu verstehen. Wird hier eher flexibel und agil gearbeitet? Reichen grobe Meilensteine, Absprachen und Leitfäden oder braucht's einen klassischen Projektplan, der bis ins kleinste Detail geht? Welche Kommunikationswege sind für eine effiziente Abstimmung hilfreich bzw. gelernt? Sind die Kund:innen hier vielleicht sogar offen für Neues? All das und mehr hilft ein Workshop zu beantworten.

2. Aufgaben & Erwartungen optimieren

Das Erstgespräch wurde geführt, ein Angebot geschrieben und angenommen – da kann es schon mal sein, dass dafür einiges an Zeit draufgeht und sich somit nochmals Konstellationen, Rahmenbedingungen etc. geändert haben. Umso wichtiger ist es, im Auftaktmeeting ganz deutlich Erwartungen an das Projekt zusammenzufassen und die daraus entstehenden Aufgaben erneut zu besprechen. So werden Umfang und Anforderungen ins Bewusstsein gerückt, damit alle Beteiligten auf der sicheren Seite sind und ein gemeinsames Projektverständnis entsteht.

3. Erarbeitung der Ziele und Targetgroups

Transparenz und Austausch sind das A und O. Damit Erfolge messbar werden, werden direkt zu Projektbeginn die Ziele sowie die Key Performance Indicators (KPIs) gemeinsam festgelegt. Gleiches gilt auch für die Zielgruppen und die allgemeine Audience. Ähnlich wie bei einem Briefing werden auch in diesem Bereich alle auf einen Nenner gebracht. Sollte während des Projekts etwas unklar sein, hilft es, sich die im Kick-Offs verabschiedeten Ziele und Targetgroups erneut vor Augen zu führen und sich auf diese zu konzentrieren. Dementsprechend können dann die Aufgaben und Maßnahmen neu definiert und priorisiert werden. Zudem fördert dieser wichtige Schritt, dass alle nachhaltig an einem Strang ziehen und sich an die gesteckten Ziele zu erinnern. Gerade bei Projekten mit längerer Laufzeit kann dies immer wieder einen Motivationsschub fürs ganze Team liefern.

4. Richtungen besprechen: visuelle & inhaltliche Ideen

"Kreativität ist Intelligenz, die Spaß hat." (Albert Einstein)

Kick-Offs sollen auch in gewisser Weise Spaß machen. Daher ist es oftmals sinnvoll, ein Zeitfenster für den Austausch kreativer Ideen mit einzuplanen. Warum? Auf diese Weise können sich alle Beteiligten über die "Bilder im Kopf" verständigen und bekommen mehr Sicherheit für die gewünschten Stile und Richtungen – sei es sprachlich vom Wording und Ton her oder grafisch bzw. visuell. Der grundsätzliche Look and Feel kann also schon in Form einer kurzen Brainstorming-Runde im ersten Kick-Off umrissen werden.

5. Workflows & Timings besprechen

Damit die Zusammenarbeit möglichst reibungslos und effizient verläuft, sollte sich schon in der ersten Besprechung über Workflows und Timings ausgetauscht werden. Die Arbeitsabläufe sehen in jeder Agentur und in jedem Unternehmen anders aus, weshalb es umso wichtiger ist, im Kick-Off folgende Fragen zu stellen:

• Wer sind die Ansprechpartner:innen und welcher ist der kürzeste Kommunikationsweg?
• Welche Responsezeiten sind gewünscht und realistisch?
• Wo werden gemeinsame Dateien abgelegt? 
• Welche Datei-Formate und Software-Anbieter werden unterstützt, welche nicht?
• Wie oft werden gemeinsame Meetings angelegt? Setzen wir daily/weekly/monthly Besprechungen an?
• Wie häufig und in welcher Form werden Erfolgsmessungen durchgeführt?
• Was sind die Etappensiege? Welche Deadlines gibt es, was und wann sind die Milestones?

Wie gezeigt, erfüllen Kick-Off-Workshops zahlreiche Funktionen. Sie stiften Klarheit und Sicherheit. Obendrein können sie Teammitglieder extrem motivieren. Denn wenn der Startschuss erst einmal fällt, dann aber auch hörbar!

Oder auch KICK-OFF WITH A BANG!